Ciclo da despesa

O caminho da despesa lançada pela gestora ou pela consultoria, do lançamento ao pagamento, e os status e a origem que aparecem nas consultas. As chamadas estão nas páginas seguintes desta seção.

Fluxo da despesa lançada pela gestora

Legenda: caixas azuis de borda contínua são chamadas da gestora ou etapas em que a despesa espera por ela; caixas cinza tracejadas são etapas da QI Tech; a caixa verde é a despesa paga; a vermelha, a despesa reprovada.

1. Fornecedor e contrato, só nos tipos com contrato.
2. Lançamento. A despesa é lançada em pending_submission, com a memória de cálculo e, se já houver, a nota fiscal. Ela pode ser cancelada até entrar na carteira: em pending_contract_analysis, pending_submission, pre_approved, in_manual_analysis ou pending_manager_approval.
3. Envio. Envie a despesa para análise, ou use submit: true no lançamento. A despesa segue um de dois caminhos:
   • Sem provisão: fica pre_approved e aguarda a nota fiscal. Se o contrato ainda está em análise, ela espera antes em pending_contract_analysis e fica pre_approved quando o contrato entra em vigor.
   • Com provisão: vai para a análise da QI Tech (in_manual_analysis). Aprovada, entra na carteira em in_provision e é provisionada dia a dia. Se o contrato ainda está em análise, ela espera em pending_contract_analysis depois da aprovação e entra na carteira quando o contrato entra em vigor.
4. Nota fiscal. Com a despesa em pre_approved ou in_provision, envie a nota fiscal. Até esse envio, a data de pagamento pode ser reagendada.
5. Consolidação e pagamento. A QI Tech aprova a nota e a despesa vira consolidated. Ela é paga na data da análise (paid) e termina em completed. Uma nota reprovada é substituída por uma nova análise.

O fluxo muda em dois casos:

• Despesa da consultoria. A despesa e a nota lançadas pela consultoria passam pela decisão da gestora depois da análise da QI Tech.
• Despesa calculada pela QI Tech (taxas de administração, gestão e performance, por exemplo). Ela já nasce na carteira. Quando a nota fiscal é da gestora, ela também é enviada pela análise de consolidação.

Acompanhamento. Não há webhook de despesas. Acompanhe pela consulta filtrando por status. As ações feitas pela API com chave de integração aparecem em status_events com author_type: qitech.

Status da despesa

As despesas lançadas pela gestora ou consultoria passam primeiro pela etapa de submissão e análise. Depois entram na carteira do fundo, onde são provisionadas, consolidadas e pagas. As despesas calculadas pela QI Tech já nascem na carteira.

Legenda: azul de borda contínua, a despesa aguarda a gestora ou a consultoria; cinza tracejado, com a QI Tech; verde, final; vermelho, reprovada. canceled não aparece no diagrama: pela API, a despesa pode ser cancelada até entrar na carteira. Cancelar o contrato cancela também as despesas dele já na carteira e ainda não pagas; reprovar o contrato reprova (contract_reproved) todas as despesas dele ainda fora da carteira.

Status	Etapa	Descrição
pending_submission	Submissão	Lançada, aguardando o envio para análise.
pending_contract_analysis	Submissão	Enviada, aguardando a aprovação do contrato vinculado.
pre_approved	Submissão	Pré-aprovada: aguarda a nota fiscal para ser consolidada.
in_manual_analysis	Submissão	Em análise pela QI Tech.
pending_manager_approval	Submissão	Lançada pela consultoria e aprovada pela QI Tech, aguardando a decisão da gestora.
reproved	Submissão	Reprovada. reproval_reason diz o motivo; lance uma nova despesa.
created	Carteira	Registrada, antes de entrar na carteira. Nas despesas lançadas pela gestora ou consultoria, aparece só como primeiro evento de status_events.
in_provision	Carteira	Provisionada diariamente entre start_deferral_date e end_deferral_date.
on_demand_recognition	Carteira	Reconhecida sob demanda, sem provisão diária.
consolidated	Carteira	Valor consolidado e pronto para pagamento.
paid	Carteira	Paga; a provisão ainda corre até end_deferral_date.
completed	Carteira	Paga e totalmente reconhecida.
canceled	Qualquer	Cancelada.

Motivos de reprovação da despesa (reproval_reason): invalid_documents, missing_documents, incorrect_information, ineligible_contract, contract_reproved, manager_reproval. Na reprovação junto com a nota fiscal por incorrect_value, incorrect_payment_data ou rebate_inconsistency, reproval_reason da despesa vem null; o motivo está em consolidation_analysis.reproval_reason.

Origem da despesa

origin.origin_type diz como a despesa nasceu:

origin_type	Origem
expense_contract	Lançada pela gestora ou consultoria sob um contrato de despesa. origin_key é a chave do contrato.
expense	Lançada pela gestora ou consultoria sem contrato (cartório, custas judiciais, taxas CVM e ANBIMA).
reimbursement	Reembolso à gestora ou à consultoria de uma despesa que ela já pagou.
rebate_fee	Rebate de taxa de gestão, lançado como taxa de distribuição.
quota_fee, performance_fee, payment_fee, recurring_expense, expense_control, manual	Calculada ou registrada pela QI Tech.

Análise de consolidação

Consolidar é fechar o valor da despesa com a nota fiscal. Até lá, o valor é o lançado (e, com provisão, o provisionado dia a dia); a nota confirma o valor final, que pode ser diferente, com justificativa. Consolidada (consolidated), a despesa tem valor e dados de pagamento definitivos e segue para o pagamento.

Cada despesa lançada pela gestora ou consultoria tem uma análise de consolidação: a conferência da nota fiscal, do valor e dos dados de pagamento antes de consolidar e pagar. Ela aparece em consolidation_analysis na consulta da despesa. As chamadas estão em Análise de consolidação.

Status	Descrição
created	Registro inicial da análise; aparece só como primeiro evento de consolidation_status_events.
pending_submission	Aguardando o envio da nota fiscal.
in_manual_analysis	Em análise pela QI Tech.
pending_manager_approval	Enviada pela consultoria e aprovada pela QI Tech, aguardando a decisão da gestora.
approved	Aprovada. A despesa segue para consolidated.
reproved	Reprovada. Abra uma nova análise, que recebe o número seguinte (analysis_number).
consolidated	Consolidada automaticamente pela QI Tech.
canceled	Encerrada junto com a despesa.

Motivos de reprovação da análise (reproval_reason): invalid_documents, missing_documents, incorrect_value, incorrect_payment_data, incorrect_information, manager_reproval, rebate_inconsistency.

Erros

Erros de autenticação, permissão e host: veja Erros da API. Os erros das despesas têm prefixo EXP e estão na página de cada chamada.